6 правила за успешно провеждане на оперативка


Client-Briefing-Principles-SureMountain-Construction-Property-Maintenance-and-energy-saving

Оперативка. Думата почти се превърна в синоним на загуба на време. Ще цитираме Капитан Кларк- „Заседанието е събитие, на което протоколите са запазени, а времето – безвъзвратно  изгубено”. Свикайте спешна оперативка в офиса и ще видите, че това, което ще последва е колективно охкане от дъното на коридора. Дали защото “ще се набиват канчета” или защото следва раздаване на нови задачи, оперативките винаги звучат страшно на служителите. Ако като мениджър, често Ви се налага да организирате такива събрания –  ще Ви дадем няколко правила, които да гарантират, че вашето заседание няма да бъде загуба на време, пари или ресурси.

 

  1. Преди да насрочите оперативка, обяснете каква ще бъде темата за обсъждане

Останали сте с впечатлението, че заседанията са, сами по себе си, продуктивни? Какво става, ако събранията са реално НЕпродуктивни, а Вие ги провеждате редовно, защото вярвате в обратното?

Преди да организирате заседание, обяснете за какво ще се говори на него. Задайте си въпроса „Какъв очаквам да е резултатът? Какво се опитвам да постигна? Защо е необходимо да събера служителите в заседателната зала?”Ако не можете да обясните нуждата от заседание, просто не го организирайте. Ако можете – процесът по изготвянето му ще Ви даде възможност да изострите фокуса върху това, което искате да се постигне на заседанието. Освен това, ще увеличите шансовете за постигането на целите си.

  1. Поканете играчи, не зрители

Обикновено по заседания, хората са свикнали да канят повече служители, отколкото е необходимо. Изпращат се имейли до всички с ясната мисъл, че е по-добре да са поканени всички, отколкото да се пропусне някой. Този начин на мислене може да има смисъл, когато става въпрос за тийм билдинг или брейнсторминг (т.нар. мозъчна атака), но не и за корпоративни срещи.

Запомнете, че колкото повече хора има, толкова по-малко отговорност има всеки един. Ако присъстващите действат по принуда, те няма да бъдат толкова усърдни да предприемат последващи действия по обсъжданите теми. Причината е, че ще имат очаквания, че някой друг ще поеме инициативата и ще се получи размиване на отговорности. Чрез ограничаване на „зрителите”, заседанието ще продължи по-кратко, освен това гарантира по-ефективни действия.

 

briefing

 

 

  1. Тайминг

Ако сте решили оперативката да е част от работния процес, то създайте някаква регулярност. Нека служителите знаят, че имат отговорност да са подготвени например за ден понеделник, час 9 сутринта или пък за всеки ден в точно определено време.

Хората са склонни да организират заседания в отрязъци от време, които пасват най-добре на техните графици. Честно казано, това е изостанал начин на виждане, свързан с разпределение на времето. От изключително важно значение е да се разбере смисъла на това, че не трябва да си правим срещи спрямо календара/графика, а да го използваме, за да преценим кога имаме необходимост от  заседание.

Срещите трябва да са с толкова продължителност, колкото е необходима, за да се изпълни дадената цел. Когато планирате среща, си задайте въпроса колко време ще отнеме да постигнете желаните цели. Планирайте заседанието за определен отрязък време, независимо дали ще се проточи с часове.

Непродуктивното време настъпва тогава, когато хората са наясно, че има предвидено повече от необходимото. Покажете на вашите колеги/служители, че уважавате тяхното време като разпределите това, което според вас е необходимо и съответно приключите заседанието по-рано (ако са изпълнени задачите).

 

  1. Вие организирате, вие владеете

По общоприето правило, този който е организирал заседанието, има отговорността да поведе в дневния ред и да запази фокуса в срещата. Грешката, която много често се появява сред заседанията, е че няма яснота за това кой е отговорен. Един започва, втори се включва и пренасочва разговора. Макар, че всеки би трябвало да може да участва, само един трябва да бъде отговорен за цялостното протичане на срещата. В повечето случаи, управителят трябва да поеме отговорността за протичането на заседанието по най-ефикасния начин, освен ако не става въпрос за свикване на среща за брейнсторминг. Тогава този, който води проекта, е длъжен да даде максимално яснота за заданието, след което да води срещата стъпка по стъпка.

 

briefing_and_presentation_page

  1. Приключете със стъпки за действие

Заседанията са свързани 90% с разговори, но те са безполезни, ако не са последвани от действия. В края на всяка среща, трябва да има известие за настоящи задачи, заради които се е организирало и събирането, както и ясен план кога, от кой и по какъв начин ще бъдат приключени.

Ако става дума за регулярни, а не инцидентни събирания – правилно е следващото заседание да започне с бързо и стегнато обсъждане на свършеното до момента (зададено на предното), след което да се премине към новите задачи. Участниците в оперативката трябва да знаят, че ще дойде момент, когато техните действия ще бъдат преразгледани.

  1. Дисциплина

Добре е да въведете ясни правила като:

  • по време на оперативка телефоните се вдигат само, ако има нещо важно и спешно
  • въпроси се задават след като “водещият”изложи всичко, което си е предвидил
  • храната и паузите за по цигара разсейват, затова ако заседанието е по-кратко от час, ги пропуснете
  • някой задължително трябва да води записки, за да даде на останалите МЕМО от оперативката + разпределение на задачите
  • ако оперативките не са регулярни и ежедневни, се придържайте към темата на конкретната среща – останалите теми са предмет на друго събиране, по друго време
  • насърчавайте служителите да са активни – изслушвайте ги, коментирайте техните преложения, критики или идеи, за да бъдете максимално продуктивни.

 

Заседанията могат да бъдат най-мощният инструмент за успеха на вашия бизнес. Въпреки това, като всеки инструмент, можете само да се възползвате от предимствата му, когато го използвате правилно.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *